Сеть парфюмерных супермаркетов Золотое яблоко

Понимая насущную необходимость совершенствования качества договорной работы и повышения оперативности работы с документами, руководство сети запустило проект автоматизации процессов обработки и хранения договорных документов (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций), в которых задействованы большинство сотрудников подразделений сети парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко».

В качестве базового программного решения, отвечающего текущим и перспективным потребностям руководства в части процессного учета и делопроизводства, представителями предприятия была выбрана система «1С:Документооборот КОРП» с учетом широкой функциональности решения, возможности гибкой настройки и быстрой адаптаций под специфику деятельности.

Некоторые преимущества "1С:Документооборот", которые привели к выбору именно данной системы Заказчиком:

• Небольшая стоимость владения, дополнительно снижающаяся за счет использования уже существующих клиентских и серверных лицензий на Платформу 1С. Весь функционал в одной коробке, без исключений, без модулей и дополнительной оплаты.
• Более тесная интеграция с решениями Фирмы 1С, позволяющая получить единое информационное пространство на предприятии. Также поддержка множества современных механизмов для интеграции с другими системами.
• 1С:ДО не только система электронного документооборота (СЭД), как другие системы, но и система расширенного функционального взаимодействия подразделений, сотрудников (есть календарь занятости пользователя для планирования работ, есть форум для обсуждения документов).
• Система настраивается как в пользовательском режиме, так и донастраивается любым разработчиком, знающим среду разработки 1С, имеет открытый код. Система изначально поддерживает расширение функционала посредством переопределяемых модулей, без вмешательства в ядро системы. Для других систем необходимо изучение среды разработки и дополнительная покупка средств доработки системы.
• Поддержка всех распространенных систем управления базами данных, включая открытое ПО PostgreSQL. Работа на серверах и клиентских компьютерах под Linux. Шаблонизация документов OpenOffice. Не все системы это поддерживают.
• Отличие от других систем в наличии распространяемого комплекта методических материалов, с шаблонами документов, инструкций, приказов, а также сертифицированной методики внедрения.
• Соответствует всем национальным стандартам и требованиям российского законодательства: 63-ФЗ «Об электронной подписи», 152-ФЗ «О персональных данных», ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 7.0.8-2013, Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций № 221 от 02.09.2011, Постановление Правительства № 754 от 22.09.2009 и многие другие.
• Система готова к работе в «облаке», достаточно разместить систему в частном или публичном дата-центре и предоставить доступ к системе сотрудникам предприятии.

На основании имеющегося положительного опыта работы на крупных проектах автоматизации и наличия необходимых компетенций в части организации документооборота в качестве партнера по внедрению была выбрана команда из компании «ЕРП ЦЕНТР».

В рамках проекта внедрения за апрель 2019 года были выполнены следующие работы:

• Анализ существующих процессов обработки и хранения договорных документов, регламента заключения договоров;
• Первоначальная настройка системы, организационной структуры, матрицы ролей исполнителей и пользователей;
• Создание видов и шаблонов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, файлов типовых договоров;
• Настройка связей договорных документов между собой;
• Настройка комплексных процессов обработки договорных документов, включающих в себя согласование со стороны организации и контрагента, подписание со стороны организации и контрагента, передачу документа в архив;
• При настройке процессов использовались возможности маршрутизации задач различным исполнителям по условиям, изменение хода процесса по условиям, специальные проверки при выполнении задач, автоматическое изменение данных карточки документа и контрагента при продвижении по процессу;
• Настройка прав доступа к документам по организации, подразделению, инициатору, видам документов, статусам документов;
• Обучение администратора системы;
• Групповое и индивидуальное обучение пользователей системы.

Система запущена в промышленную эксплуатацию с мая 2019 года.

На текущий момент автоматизировано около 500 рабочих мест.

Существенные результаты, полученные в рамках автоматизации договорного учета:

• Готовые виды и шаблоны договорных документов помогают сократить ошибки при подготовке документов, наибольший положительный эффект проявился при работе новых сотрудников;
• Процессы обработки договорных документов регламентируют действия сотрудников, позволяют контролировать сроки выполнения, предотвращают возникновение расхождений, повышают точность;
• Сократилось среднее время согласования договоров, появилась возможность оперативно отслеживать в какой стадии согласования находится конкретный договорной документ;
• Контролируются сроки окончания действия договорных документов, обеспечивается их своевременное продление;
• В документах отслеживается взаимосвязь между ними с возможностью быстрого перехода в другой документ;
• Версионирование файлов позволяет отследить внесение изменений в документ, просмотреть предыдущие версии;
• Хранение электронных версий документов систематизировано и осуществляется в одном месте, благодаря чему поиск скан-копий документов стал более оперативным;
• Место хранения бумажных версий документов, их передача сотрудникам и контрагентам отражаются в системе, что ускоряет их розыск и снижает риск утери документов;
• Доступ к документам и оперативной отчетности предоставляется сотрудникам в соответствии с их полномочиями;
• Отчетность позволяет укрупненно анализировать данные по документам и задачам сотрудников с возможностью детализации и адаптации внешнего вида отчетов.

Сеть парфюмерные супермаркетов «Золотое яблоко» входит в десятку крупнейших парфюмерных магазинов и магазинов косметики России. В каждом супермаркете сети «Золотое Яблоко» представлены более трехсот брендов класса люкс и масс-маркет, партнерами компании являются дистрибьюторы таких известных мировых брендов, как Shiseido, Dolce & Gabbana, Caudalie, Estеe Lauder, Clinique, Viktor & Rolf, Арт-Визаж, Lancоme и многих других.

Успешный проект европейского уровня с уже более чем 20-ти летней историей дал возможность занять лидирующие позиции в каждом городе присутствия сети: Екатеринбурге, Казани, Самаре, Челябинске, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Хабаровске, Санкт-Петербурге и Москве.

Результаты на сайте 1С

Возврат к списку