проекты 1С:ERP, 1С:ERP УХ, 1С:ДО, управленческий консалтинг,
обучение, поддержка,
прикладные и системные программы
Последние сообщения блогов
Памятка по организации рабочего места дома
29.03.202021:0929.03.2020 21:09:17
По статистике только 10% людей хорошо самоорганизованы и могут работать дома так же эффективно, как в офисе. Поэтому только кажется, что если вы не будете тратить время на дорогу и кофе с коллегами, то станете работать эффективнее. У многих это не получается.
1. Заранее подумайте, какое оборудование вам нужно для удаленной работы, и обеспечьте дома нормальный интернет.2. Обсудите со своим руководителем порядок взаимодействия:
- какие программы использовать для удаленной работы, как будет организован доступ к офисным сетевым ресурсам, к кому обращаться по техническим проблемам;
- как до вас будет доводиться срочная информация (например, по корпоративной электронной почте или вам пришлют сообщение в определенный мессенджер);
- как будут выстроены коммуникации (если раньше были ежедневные планерки, будут ли они продолжаться и с помощью какого инструмента удаленного общения);
- как будет проводиться постановка задач и прием результатов, фиксироваться рабочее время и т.п.;
- если нужна работа с бумажными документами, как ее быстро реорганизовать в безбумажный документооборот или передать коллегам в офисе, а себе забрать часть безбумажных обязанностей других коллег и т.п.
Важен ваш психологический настрой. Вы – дома, но вы – на работе, в команде, у вас есть коллеги и задачи, от вас ждут выполнения ваших обязанностей.
3. Оборудуйте дома рабочее место:
- подумайте, какие контакты вам нужны, соберите их в одно место;
- зарядите мобильный телефон;
- стол, стул, розетка рядом или удлинитель, освещение, отсутствие лишних предметов на столе помогают рабочей обстановке;
- поверьте, полулежать с ноутбуком на коленях или сидеть в мягком кресле совсем не так удобно, как кажется, и стул со спинкой - лучший выбор.
- приготовьте заранее и поставьте рядом термос с чаем, кружку, перекус, чтобы не отвлекаться во время работы;
- по возможности не работайте на кухне, желание налить чайку и что-то погрызть на кухне приходит чаще;
- настоятельная рекомендация – обед готовить в «нерабочее» время, стирать, мыть посуду, быстро сбегать в магазин под домом и т.п. – тоже, не совмещайте это с работой, в том числе с рабочим разговором по телефону.
Начинайте рабочий день в то же время, как и в офисе, и заканчивайте примерно так же. Если нужно отклониться, согласовывайте с руководителем. Мысли «высплюсь до 11, потом поработаю», или «сегодня поработаю меньше, но в воскресенье нагоню» чаще всего неконструктивны, обычный «офисный» график дисциплинирует.
- оденьтесь для работы почти по-офисному, это тоже дисциплинирует;
- не отвлекайтесь на новости в интернете и страшилки в мессенджерах и соцсетях;
- используйте рабочие чаты только для обсуждения простых/организационных вопросов, сложные фиксируйте в почте, чтобы потом остались «следы»;
- старайтесь коротко фиксировать письменно результаты звонков, видеоконференций;
- объясните домочадцам, что вы на работе, отвлекать вас нельзя;
- если ваш супруг/супруга тоже работает дома, лучше разойтись по разным помещениям, заранее договориться о времени обеда и в остальное время друг друга не отвлекать.
- с детьми от 6-7 лет можно договориться, что в такое-то время мама/папа работают, отвлекать нельзя, расписать ребенку режим занятий, включить для этого необходимые устройства, маме/папе отвлекаться только на обед.
- с детьми младше 6 лет обычно такое не получается (мы же не хотим, чтобы ребенок каждый день 8 часов подряд сидел в гаджетах и нас не дергал), поэтому обсудите с руководителем – работать часть дня или взять отпуск или отпуск за свой счет.
Как компании организовать удалённую работу
29.03.202021:0929.03.2020 21:09:17
Переход на удалёнку – серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы.
1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее: - Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
- Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.
2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:
- План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.
- План Б: перевод всей компании на удалёнку.
Работа с клиентами, продажи:
- Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
- Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
- Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
- Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
- Как помочь своим клиентам перейти на удалённую работу?
- Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.
Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:
- Как перевести сотрудников на удалёнку?
- Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
- Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?
- Как оптимизировать затраты?
- Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?
- Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).
- Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
- Как не допускать просроченной дебиторки?
5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.
6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.
Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:
- Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
- Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удалённого доступа к базам 1С;
- Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
- Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
- Выгрузите документы в облака.
- Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:
- Номера мобильных телефонов;
- Фактические адреса;
- Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.
10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.
11. Пропишите следующие моменты:
- Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
- Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
- Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
- Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные, и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет)
- Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.
Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:
- Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
- Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
- Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
- Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
- Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить – нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
- Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
- Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
- Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
- У сотрудника на удалённой работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нём заботится.
- Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
- Пришлите сотрудникам памятку по организации рабочего места дома.